Создание факсимиле. Специфика и преимущества

Изготовление факсимиле

Название «факсимиле» берёт своё начало из латыни и звучало оно также – «facsimile», а означало «сотвори подобное». В соответствующем законодательном акте РФ этот термин подразумевает под собой копирование персональной ручной подписи соответствующего лица. Также в ряде случаев факсимиле обладает определённой юридической силой.

Семантика и различия печати, штампа и факсимиле

Печать – это специальный атрибут, который призван подтверждать подлинность того или иного документа. Печать содержит в себе название, ИНН/ОГРН, а также логотип (при желании её обладателя) организации.

Штамп – это носитель информационных данных для внутренних организационных операций организации. С его помощью штампуются документы со стандартными записями (выплачено, получено и т.д.).

Документы с печатью, имеют полноценную юридическую силу, тогда как штамп ею не обладает. В нормах и законодательных актах РФ отмечено, что печать должна быть строго круглой формы. Штамп же может изготавливаться в различных формах (круглой, треугольной, прямоугольной и пр.).

Факсимиле, в отличие от печати довольно редко находит себе применение, так как, к примеру, для подписания документации финансового характера его использование не допустимо.

Когда используется факсимиле?

  • При отсутствии руководящего лица или в случае его чрезмерной занятости;
  • При больших объемах каждодневной документации, требующей своевременного подписания уполномоченного лица.

Если говорит о том, в чём заключается главное преимущество факсимиле, то стоит отметить, что его использование даёт возможность ускорить процессы документооборота в организации. Всем известно, что при большой загруженности или же при отсутствии руководителя компании работа всей организации значительно усложняется.Заказать или купить факсимиле можно в компании "Пенал Пломба", отвечающих за изготовление факсимиле.

Гражданско-правовые договоры

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ при соглашении с другой договорной стороной признать факсимиле, то сделка обретает юридическую силу персональной подписи.Данное согласие должно быть отражено в договоре или согласно заключению дополнительного соглашения договаривающихся сторон.

Если же, при подписании сделки, согласие обеих сторон не было отражено вышеупомянутым образом, то суд имеет право огласить её недействительной. В данном случае согласие между сторонами не обладает юридической силой по п. 1 ст.161 ГК РФ, где отмечено, что должна быть соблюден письменный вариант соглашения в соответствии с п. 1 ст. 162 ГК РФ.

Вопрос об использовании факсимиле в бухгалтерских/налоговых документах пока ещё остаётся незакрытым. Хотя в законодательных нормах отмечено, что допускается применение электронной подписи в качестве альтернативной.В налоговых органах также предпочитают принимать первичные финансовые документации, подписанные строго уполномоченным лицом. В фактурах налоговых органов также утверждают невозможность применения факсимиле.

Главным риском считается хранение подписи. Для этого рекомендуется вести журнал учёта выдачи/возврата факсимиле, при приказе о ликвидации, а в случае потери или кражи факсимиле - обратиться в правоохранительные органы.

Когда разрешается применять факсимиле?

  • В благодарственных письмах;
  • В грамотах и приглашениях;
  • При подтверждениях оплаты;
  • Для патентов, свидетельств и сертификатов;
  • Для итогов ЕГЭ.

Не разрешается применять факсимиле:

  • В законодательных документах;
  • В налоговых декларациях;
  • В трудовых соглашениях;
  • В доверенностях и первичной документации;
  • В счет-фактурах и заявлениях физических и юридических лиц.